Cómo funciona el envío de faxes por Internet

En esta era de oficinas sin papel y documentos digitales, uno pensaría que la máquina de fax de papel y tinta finalmente podría estar lista para retirarse. Pero el envío de fax sigue siendo una parte esencial de hacer negocios para ciertos tipos de documentos (contratos legales, por ejemplo) y ciertas industrias, como las relaciones públicas.

El software y los servicios de fax de escritorio hacen posible enviar y recibir faxes sin siquiera tocar una máquina de fax real. Con el fax de escritorio, cualquier documento que cree en su computadora se puede enviar a una máquina de fax por correo electrónico o por Internet.

En este artículo, vamos a hablar sobre el envío de faxes por Internet; una especie de fax de escritorio en el que los archivos adjuntos de correo electrónico salientes se convierten en faxes y los faxes entrantes se convierten en archivos adjuntos de correo electrónico.

Aspectos básicos del envío de faxes por Internet

Con el envío de faxes por Internet, cualquier documento que se pueda adjuntar a un correo electrónico se puede enviar por fax a una máquina de fax analógica. Eso incluye documentos de Microsoft Word, archivos PDF e imágenes escaneadas.

El envío de faxes por Internet es un servicio alojado, lo que significa que no necesita comprar e instalar servidores de fax, módems ni software especial. En su lugar, se suscribe a un servicio de fax por Internet de terceros que convierte los correos electrónicos en faxes y los faxes en correos electrónicos por usted.

Estas son las tres cosas básicas que necesita para enviar faxes por Internet:

Una vez que tenga los tres, así es como puede enviar un fax usando fax por Internet:

Puede recibir un fax en su computadora de la misma manera:

1. Su suscripción al servicio de fax por Internet le asigna un número de fax gratuito o regular.
2. El remitente marca ese número y luego envía el fax desde una máquina de fax normal.
3. El servicio de suscripción recibe el fax, convierte los datos en un archivo adjunto de correo electrónico y lo envía a su dirección de correo electrónico.
4. Para leer el fax, simplemente abra el archivo adjunto.

Dado que el correo electrónico es la única aplicación necesaria para enviar y recibir faxes por Internet, los faxes también se pueden enviar desde un dispositivo portátil. Siga leyendo para obtener más información sobre el envío de faxes por Internet desde una PDA.

Envío de faxes por Internet desde un PDA

El envío de faxes por Internet desde un dispositivo portátil como BlackBerry, Treo, PocketPC o Palm también se denomina envío de faxes móviles. . Al igual que con el envío de faxes por Internet de escritorio, necesitará tres cosas para poder enviar faxes desde estos asistentes digitales personales o PDA:

1. Conectividad a Internet
2. Capacidad de enviar y recibir correos electrónicos
3. Un servicio de suscripción de fax por Internet

Estar en línea

Los dispositivos móviles de mano utilizan varios métodos y tecnologías para conectarse a Internet:

• Algunos PDA tienen módems tradicionales que se conectan a una línea telefónica o a un teléfono celular para conectarse a Internet por acceso telefónico.
• La mayoría de las PDA tienen la capacidad de "sincronizarse" con una computadora a través de una base o conexión directa a la PC. Si la PC está conectada a Internet, también lo estará el dispositivo portátil conectado.
• Al igual que los teléfonos celulares y los teléfonos inteligentes de alta gama, los PDA pueden conectarse a Internet a través de operadores de telefonía celular que operan a través de redes inalámbricas de área amplia (WAN).
• Y, al igual que una computadora portátil, una PDA con una tarjeta inalámbrica puede conectarse a Internet a través de redes de área local inalámbricas (LAN) o "puntos de acceso" Wi-Fi, como los que se encuentran en la mayoría de los aeropuertos.

Una vez que tenga conexión a Internet en su dispositivo móvil, podrá enviar y recibir faxes de la misma manera que lo haría desde una computadora.

Ventajas del fax móvil

La ventaja más importante del fax móvil es que puede enviar y recibir faxes desde cualquier lugar y en cualquier momento con un dispositivo portátil con acceso a Internet. Para el representante de ventas u otro trabajador que rara vez está en la oficina, el fax móvil es otra herramienta de comunicación útil.

El fax móvil también le brinda la posibilidad de imprimir documentos desde su computadora de mano a cualquier máquina de fax cercana. No es necesario comprar una impresora móvil elegante ni preocuparse por tener los controladores adecuados instalados para usar la impresora en el hotel.

Imprimir en una máquina de fax es exactamente lo mismo que enviar un fax móvil.

1. Simplemente adjunte el documento que desea imprimir a un correo electrónico y envíelo al número de fax de la máquina de fax más cercana.
2. Su suscripción al servicio de fax por Internet convertirá el documento en un fax.
3. Segundos después, la máquina de fax imprimirá su documento.

Ahora que sabe cómo enviar un fax desde una computadora de escritorio, una computadora portátil o una PDA, veamos algunas razones por las que las personas usan esta función en lugar de la máquina de fax tradicional.

Características y ventajas del envío de faxes por Internet

Si su máquina de fax está conectada a una línea telefónica convencional, cada fax que envíe se cobrará como una llamada telefónica. Por lo tanto, cuando envía un fax a un destino fuera de su área local de llamadas, paga cargos de larga distancia. El envío de faxes por Internet evita por completo la necesidad de máquinas de fax y líneas telefónicas. Por lo general, paga una tarifa inicial única y luego una tarifa mensual fija basada en la cantidad máxima de faxes que planea enviar.

Como no necesita comprar, instalar ni administrar hardware o software, ahorra dinero tanto en equipos como en personal de tecnología de la información. Y, dado que los faxes se envían y reciben a través de aplicaciones de correo electrónico existentes, los empleados no necesitan capacitación adicional.

La seguridad puede ser una preocupación con los faxes convencionales, porque los faxes en papel a menudo permanecen en la máquina hasta que alguien, no necesariamente el receptor previsto, los recoge. Eso no puede suceder con los faxes de Internet porque van directamente a la cuenta de correo electrónico del destinatario.

Quizás la ventaja más básica y más útil del envío de faxes por Internet es que nunca tendrá que lidiar con máquinas de fax convencionales. No tiene que cambiar los cartuchos de tóner ni preocuparse por las señales de ocupado. Y no tiene que preocuparse de que un fax se pierda en una pila de papeles.

Otras funciones de fax por Internet

La mayoría de los servicios de fax por Internet también incluyen un sitio web o una interfaz web para acceder a funciones especiales como:

Para obtener más información sobre el envío de faxes por Internet y temas relacionados, consulte los enlaces en la página siguiente.

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