Mantenga los archivos de su computadora organizados para que sea fácil encontrarlos y acceder a ellos. Su computadora personal puede ser una herramienta maravillosa. Puede brindarle acceso a Internet, brindarle un lugar para almacenar fotos y documentos, y permitirle realizar fácilmente muchas tareas que antes podrían haber sido difíciles. Sin embargo, su computadora puede volverse tan desordenada como su escritorio si no sabe cómo mantenerla organizada. Mantener los archivos en su computadora en orden le permitirá acceder a ellos más rápidamente.
Si ha tenido su computadora por un tiempo, lo más probable es que haya acumulado muchos archivos, fotos y correos electrónicos que simplemente ya no necesita. Tener un montón de archivos sin usar en su computadora puede conducir eventualmente a una ralentización de su sistema operativo y puede hacer que encontrar lo que realmente necesita sea una tarea ardua. Puede que ni siquiera se te haya pasado por la cabeza organizar los archivos de tu ordenador. Muchas personas piensan en documentos reales (escritos o impresos) cuando piensan en archivos, pero aprenderá que los archivos en su computadora pueden volverse tan desorganizados como cualquier pila de papel.
Al configurar un sistema de archivo en su computadora, puede optar por seguir cualquier sistema que funcione mejor para usted. Ya sea por fecha, descripción o una combinación de ambos, debe haber una manera que tenga sentido para usted y logre su objetivo final de organizar su escritorio y disco duro.
Entonces ¿por donde empiezas? Primero, debe hacer un balance de lo que tiene y determinar su importancia. Es posible que no desee o necesite conservar todo lo que está almacenado en su computadora. Incluso puede decidir almacenar algunos de sus archivos externamente en una fuente que no sea su computadora. Siga leyendo en la siguiente sección para obtener consejos sobre cómo realizar un inventario preciso de los archivos en su computadora.
Contenido- Inventario de archivos de computadora
- Métodos para categorizar archivos de computadora
- Creación de carpetas para archivos de computadora
- Almacenamiento de archivos de computadora
Inventario de archivos informáticos
Una vez que decida organizar los archivos de su computadora y hacer un balance de lo que tiene, debe decidir qué se queda y qué se va. Mientras está en el proceso de hacer un inventario, también debe tomarse el tiempo para hacer una copia de seguridad de todos los archivos que considere importantes, especialmente los archivos personales.
Es posible que desee probar un enfoque sistemático para clasificar sus archivos. Por ejemplo, en lugar de sumergirse directamente, es posible que desee comenzar por separar todas las fotos e imágenes y revisarlas primero. Te sorprenderá la cantidad de imágenes que tienes. Siempre puede transferir algunas o todas estas imágenes a un CD o disco duro externo para disponer de espacio adicional en su computadora. O puede intentar revisar primero todos sus documentos de Word y eliminar los que no volverá a usar. Independientemente de cómo decida continuar, recuerde que el esfuerzo que dedica a organizar su computadora ahora probablemente facilitará la búsqueda de archivos importantes más adelante, ahorrándole tiempo y energía.
Tenga cuidado con los dobles de fotografías e imágenes cuando esté realizando su inventario. Si carga imágenes desde una cámara digital y no elimina las imágenes de la tarjeta de memoria, la próxima vez que vaya a cargar fotos, puede cargar sin querer duplicados de imágenes que ya ha almacenado.
Trate de ser realista acerca de lo que debe almacenarse en su computadora y tenga en cuenta que, por lo general, menos es más. Consulte la siguiente sección para obtener algunos consejos sobre diferentes métodos para organizar sus archivos.
Basura queEl bote de basura, o en este caso la papelera/papelera de reciclaje de tu computadora, puede ser tu mejor amigo. Si no lo necesitas, tíralo a la basura. Libérese del desorden de archivos e imágenes antiguos. Eliminar cosas puede liberar mucha memoria en su computadora y hacer que se sienta un poco menos abrumado por la organización del resto de sus archivos.
Métodos para categorizar archivos de computadora
Lo más probable es que su computadora use dos tipos diferentes de archivos:archivos de programa y archivos personales. Los archivos de programa provienen de los programas que ha instalado en su computadora. Microsoft Office y Adobe Illustrator son ejemplos de archivos de programa. Los archivos personales son aquellos que ha creado personalmente para almacenar imágenes, documentos, hojas de cálculo y más. Los archivos personales no tienen un disco desde el cual se pueda recuperar y reinstalar su contenido. Si pierde archivos personales de los que no se ha hecho una copia de seguridad, simplemente, y lamentablemente, se habrán ido.
Una vez que haya determinado qué archivos son personales, puede comenzar a agruparlos en subcategorías, designándolos tal vez como imágenes, música o documentos. En este punto, querrá decidir cómo va a organizar los archivos, como por fecha o nombre del proyecto.
Si elige organizar por fecha, trate de usar un formato consistentemente. Por ejemplo, puede usar "marzo de 2010" o "031510". Elija un estilo y manténgalo, o es posible que tenga que reorganizar sus archivos una vez más.
Si organiza sus archivos por nombre de proyecto, intente mantener un esquema uniforme de uso de mayúsculas en todos los archivos y no use caracteres especiales o espacios; la mayoría de los sistemas operativos ni siquiera lo permitirán [fuente:Organización de archivos de computadora].
Si está utilizando un sistema operativo Windows, hay herramientas integradas que lo ayudarán a encontrar y editar archivos. La función "Mi PC" y la función "Explorador de Windows" le permiten buscar archivos y editar sus nombres o ubicaciones. También puede eliminar archivos usando las mismas aplicaciones.
La agrupación por aplicación es otra forma útil de organizar archivos de computadora. Puede ordenar los archivos etiquetados como "documentos" o "descargas" en ubicaciones separadas.
Una vez que haya decidido un método para organizar su computadora que funcione bien para usted, el siguiente paso es nombrar los archivos que ha decidido conservar y colocarlos en sus carpetas correspondientes. ¿Necesita algunos consejos sobre qué o cómo nombrar sus carpetas? Consulte la siguiente sección para obtener algunos consejos útiles sobre cómo etiquetar correctamente las carpetas de archivos de la computadora.
Mantenga la calmaUn estudio de 2005 realizado por Ontrack Data Recovery mostró que la primera reacción de muchas personas ante la congelación o falla de su computadora es descargar su frustración [fuente:Sullivan]. De los encuestados, el 7 por ciento dijo que reaccionó golpeando su computadora y el 13 por ciento dijo que le gritó. Este tipo de reacciones pueden empeorar las cosas, así que relájese, llame a una empresa de soporte técnico y deje la reparación en manos de profesionales.
Creación de carpetas para archivos de computadora
Cuando haya decidido qué archivos desea conservar en su computadora, puede colocarlos en carpetas. La creación de una carpeta puede, en la mayoría de los casos, hacerse haciendo clic derecho y seleccionando "Nuevo" y luego "Carpeta", momento en el que podrá darle un nombre específico a esa carpeta. Al nombrar sus carpetas, mantenga los nombres cortos y simples. Trate de evitar el uso de abreviaturas, porque siempre existe la posibilidad de que olvide lo que representa la abreviatura. Entonces terminará teniendo que revisar la carpeta para averiguar qué hay dentro, anulando el propósito de nombrar la carpeta en primer lugar.
A veces, su computadora guardará automáticamente sus archivos en una determinada ubicación en un esfuerzo por mantenerse organizada. Sin embargo, esto puede ser contraproducente si no presta atención a la dirección del archivo cuando se crea. Crear sus propias carpetas puede ayudarlo a mantenerse organizado de una manera que le resulte familiar. Cuando esté en el proceso de nombrar archivos y asignarlos a diferentes carpetas, puede ser útil limitar el tipo de archivos que van en cada carpeta. Mantenga todos los documentos de Word en una carpeta y las hojas de cálculo en otra. Posteriormente, podrás localizar lo que buscas de forma rápida y eficaz.
Una vez que haya establecido un sistema, haga todo lo posible para mantenerlo. Si crea un nuevo archivo o programa, colóquelo en la carpeta correspondiente inmediatamente. Ordenar archivos y carpetas con regularidad es una de las claves para mantener su sistema limpio y organizado.
Organizar y mantener archivos en su computadora es un gran paso en la dirección correcta. Hay otras formas de almacenar sus archivos si cree que mantenerlos todos en su computadora está ocupando demasiado espacio en la memoria. En la siguiente sección, aprenderá sobre otras opciones para almacenar los archivos de su computadora.
Atajo para ahorrar tiempo¿Cansado de buscar en esa creciente lista de carpetas? Cree un acceso directo en su escritorio a las carpetas que usa con más frecuencia. Ahorre un tiempo valioso y mantenga su escritorio limpio y ordenado en el proceso.
Almacenamiento de archivos de computadora
La mayoría de las computadoras guardarán automáticamente sus datos en el disco duro, generalmente conocido como la unidad C. Este es el lugar más común para almacenar archivos. Sin embargo, si su computadora falla, sus datos podrían perderse, por lo que es importante siempre hacer una copia de seguridad de los archivos importantes. Al decidir dónde almacenar sus archivos además de su computadora, tiene una variedad de opciones.
Almacenar los archivos de su computadora en un disco, como un CD o DVD, es un enfoque fácil para organizar los archivos que no desea mantener en su computadora. Los CD vienen en dos formatos diferentes:R y RW. Con la opción CD-R, puede copiar archivos al disco solo una vez y no puede editar ni reemplazar lo que hay en el disco. La opción CD-RW le permite editar o agregar archivos al disco en cualquier momento. Hay una manera fácil de recordar:R significa "grabable" y RW significa "reescribible". El uso de un DVD para almacenar archivos es excelente si está trabajando con archivos muy grandes o varias imágenes, pero necesitará una grabadora de DVD para copiar archivos en este tipo de disco. Una desventaja de usar discos para el almacenamiento es que pueden rayarse, dañarse o incluso perderse fácilmente.
Otra opción para el almacenamiento de archivos es un dispositivo USB. La mayoría de las computadoras tienen un puerto USB. Simplemente conecte el dispositivo USB, luego haga clic y arrastre sus archivos al destino apropiado. Muchos dispositivos USB, como las unidades flash de bolsillo o las memorias USB, son fáciles de transportar pero también fáciles de perder. También puede conectar una unidad de disco duro externo a su puerto USB en su computadora. Estos tipos de dispositivos pueden almacenar grandes cantidades de datos, pero no son tan fáciles de transportar como una memoria flash o una memoria USB.
También puede almacenar sus datos en una red de área de almacenamiento segura. Estas redes pueden proporcionar una ubicación en la que haya varios discos duros remotos, cada uno de los cuales realiza una copia de seguridad de los demás, de modo que incluso si varios fallan, sus datos seguirán estando seguros [fuente:Ferris State University].
Una vez que haya organizado sus archivos, lo único que queda por hacer es un poco de mantenimiento de vez en cuando. Mantener los archivos de su computadora organizados aumentará su productividad y permitirá que su sistema funcione de la mejor manera.
Para obtener más información sobre el mantenimiento de su computadora y la organización de sus datos, consulte los enlaces en la página siguiente.
En mis tiemposEn 1956, IBM presentó la primera computadora con un disco duro incorporado. Pesaba una tonelada, literalmente, y estaba compuesta por 50 discos de placa de almacenamiento diferentes de 24 pulgadas (61 centímetros) [fuente:Computer Hope].
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