Cómo organizar documentos importantes

Proporcione a esa gran pila de documentos un sistema de organización ordenado y seguro.

Probablemente tenga una pila de documentos que sabe que debe conservar, pero es posible que no tenga idea de dónde colocarlos. ¿Es esa pila en su escritorio etiquetada como "importante" una opción apropiada? ¿O debería ir esa pila en esa vieja caja de zapatos debajo de la cama? Almacenar documentos importantes puede ser un desafío, pero organizarse puede ahorrarle tiempo, eliminar el desorden y brindarle tranquilidad [fuente:Asociación Nacional de Organizadores Profesionales].

Organizarse es fundamental. Si surgiera algo y necesitara revisar un extracto de tarjeta de crédito de hace dos meses, ¿sabría dónde encontrarlo? ¿Puede acceder rápidamente a su certificado de nacimiento y tarjeta de seguro social? Si la respuesta es no, entonces puede ser hora de organizarse un poco. Poner en orden tus documentos importantes no es solo una cuestión de estética. Si ocurriera un incendio o una inundación, saber exactamente cómo acceder a los documentos importantes de su familia podría ahorrarle muchas molestias; solo piense en el tiempo y el esfuerzo necesarios para reemplazarlos. Otro incentivo para organizarse es evitar el creciente problema del robo de identidad. El robo de su número de seguro social puede arruinar su crédito y provocar la pérdida de oportunidades laborales [fuente:Comisión Federal de Comercio].

Tener un sistema que le permita acceder rápidamente a sus documentos importantes eliminará mucho estrés. Hay personas que se ganan la vida ayudando a otros a organizarse, y aunque no es necesario que seas un profesional, o que contrates a uno, puedes seguir su ejemplo y hacer algunos cambios que te harán sentir un poco menos estresado y un poco más productivo.

Consulte la página siguiente para obtener consejos sobre cómo puede comenzar a organizarse.

Contenido

1. Métodos para organizar documentos importantes
2. ¿Cuánto tiempo debo conservar los documentos importantes?
3. Almacenamiento de documentos importantes

Métodos para organizar documentos importantes

Entonces ¿por donde empiezas? Primero, debe reunir todo lo que tiene y clasificarlo en varias pilas diferentes. Pregúntese:"¿Este documento es importante, moderadamente importante o basura? Mientras hace esto, tómese un momento para mirar realmente lo que tiene. Obviamente, habrá cosas que son de alta prioridad, como actas de nacimiento y tarjetas de seguro social". , pero también habrá cosas que realmente no necesitas conservar. Sé honesto contigo mismo y tira o tritura lo que puedas.

Las cosas que pueden clasificarse como muy importantes deben ir en una pila. Los certificados de nacimiento o defunción, las tarjetas de seguridad social, los registros de vacunación y los pasaportes son elementos de alta prioridad, y estos elementos deben guardarse bajo llave en un lugar seguro [fuente:NOLO].

Las cosas moderadamente importantes deben ir en la segunda pila. Los registros de impuestos, los formularios W-2, las fotos familiares, las transcripciones, los diplomas escolares y las declaraciones de inversión son importantes, pero es posible que no sea necesario acceder a ellos con regularidad. Estos artículos se pueden colocar en un archivador o carpeta de archivos o tal vez en un dispositivo de almacenamiento digital [fuente:IRS].

¿Qué pasa con la pila de basura? Si bien esta categoría parece explicarse por sí misma, es posible que le resulte difícil determinar qué constituye basura. En algunos casos, el miedo a tirar algo que puedas necesitar hará que acumules papeleo innecesario, pero no tengas miedo de tirarlo. Es la única forma de minimizar el desorden y establecer lo que es realmente importante.

Esos anuncios que siempre acompañan a sus extractos bancarios son basura, pero ¿qué pasa con los extractos bancarios en sí mismos? ¿Debe desecharlos o archivarlos? Consulta la siguiente sección para ayudarte a decidir qué debes conservar y qué puedes tirar.

Consejo rapido

¿Parece que siempre tienes una pila de correo basura sin abrir tirado por ahí? Para reducir parte del desorden que puede estar impidiéndole encontrar sus documentos más importantes, siga este sencillo consejo:Abra su correo todos los días. Cada vez que revise el correo, en lugar de relegar el correo sin abrir a la pila de basura, ábralo, asegúrese de que no sea nada que necesite y luego tírelo.

¿Cuánto tiempo debo conservar los documentos importantes?

No es necesario guardar todo para siempre. De hecho, muchos de los documentos que cree que debe conservar pueden terminar en la basura.

Aquí hay algunas pautas que pueden ayudarlo a decidir qué conservar y por cuánto tiempo:

• Extractos bancarios - Si no tiene acceso en línea a su cuenta, conserve sus extractos bancarios durante tres años [fuente:BBT]. Es posible que desee considerar volverse ecológico y suscribirse a estados de cuenta electrónicos. Si lo hace, puede ayudarlo a eliminar el desorden y tener todos sus estados de cuenta bancarios disponibles con un clic del mouse.
• Declaraciones de impuestos - La duración de la conservación de los documentos relacionados con los impuestos depende del tipo de actividad que muestren las declaraciones. Como regla general, conserve estos documentos durante siete años [fuente:IRS].
• Extractos de tarjetas de crédito - Después de verificar la exactitud de sus declaraciones, tritúrelas. Si su estado de cuenta tiene alguna información de identificación, debe desecharse adecuadamente para minimizar el riesgo de robo de identidad [fuente:Money Management International]. Sin embargo, si realizó una compra grande o aún no ha recibido un artículo comprado, asegúrese de tener una copia de su estado de cuenta en caso de que necesite disputar la compra. Los registros de su tarjeta de crédito pueden demostrar que pagó.

Otros documentos, como W-2 y planes de ahorro para la jubilación, deben conservarse hasta que realmente se jubile [fuente:IRS].

Saber qué guardar y por cuánto tiempo es un buen lugar para comenzar su camino hacia la organización. Ahora que sabe qué guardar, necesita saber dónde guardarlo. Consulte la página siguiente para conocer algunas formas innovadoras de almacenar sus documentos importantes.

Podría pasarte a ti

Según un estudio realizado por la Encuesta Nacional de Victimización por Delitos, 1,6 millones de hogares han sufrido robos de una cuenta que no sea una tarjeta de crédito y 1,1 millones de hogares han sufrido robos de información personal, como números de seguridad social [fuente:Baum]. El robo de su identidad puede causar una serie de problemas que no se pueden solucionar fácilmente. Puede llevar años solucionar un problema con su informe de crédito, así que tómese el tiempo para organizarse ahora y ahórrese problemas en el futuro.

Almacenamiento de documentos importantes

Hay muchos métodos para organizar sus documentos importantes. Está el enfoque de baja tecnología, que utiliza archivadores y carpetas de archivos, y luego está el enfoque de alta tecnología, que utiliza almacenamiento en línea o digital. Puede utilizar el método que mejor se adapte a sus necesidades, incluida una combinación de baja y alta tecnología.

Los documentos como los certificados de nacimiento, defunción y matrimonio y las tarjetas de seguridad social, los registros de vacunación y los pasaportes son muy importantes y deben guardarse en un lugar seguro. Una caja de seguridad o una caja fuerte en casa harán el truco. Si elige la opción de caja fuerte para el hogar, asegúrese de que su caja fuerte sea impermeable e ignífuga [fuente:NOLO]. También debería ser bastante fácil de mover, por lo que las cajas de seguridad pueden ser una buena alternativa.

Las opciones de almacenamiento digital y en línea son convenientes, fáciles de usar y brindan fácil acceso a sus documentos. El almacenamiento digital de fotos es una excelente manera de mantener seguras las preciadas fotos familiares y, al mismo tiempo, brindarle una manera fácil de compartirlas con amigos y familiares. Los sitios web como flickr.com y photobucket.com son gratuitos y le permiten almacenar sus fotos y decidir quién puede verlas.

Ahora que sabe dónde puede almacenar sus documentos importantes, otra cosa a considerar es dónde no almacenarlos. Un gran error que cometen algunas personas es llevar sus documentos importantes en una billetera o cartera. Este es un gran no-no. Llevar consigo una tarjeta de seguro social o un certificado de nacimiento aumenta significativamente el riesgo de que se pierda o sea robado [fuente:Centro de información de derechos de privacidad].

Reduzca el riesgo de robo de identidad y ahorre mucho tiempo y estrés en el proceso. ¡Organícese! Para obtener más información sobre cómo organizar documentos importantes, consulte los enlaces en la siguiente página.

Chocar y quemar

Usar su computadora para almacenar documentos y fotos importantes es una forma sencilla de organizarse. Sin embargo, por maravillosa que sea la tecnología, no siempre es perfecta. Los sistemas fallan, se corta la energía, alguien decide beber un vaso de agua sobre su disco duro:ya se hace una idea. Puede hacer una copia de seguridad en un CD, disco duro externo o, si su computadora es más nueva, puede venir con una copia de seguridad integrada que guarda su información en línea [fuente:Microsoft Online Safety].

Artículos relacionados con HowStuffWorks

• Cómo maximizar el espacio de almacenamiento
• Cómo organizar un garaje
• Cómo organizar tu armario
• Cómo funcionan las artesanías de cobre reciclado
• Cómo funcionan las artesanías de CD reciclados
• Cómo funcionan las manualidades con periódicos reciclados