Cómo funcionan las oficinas domésticas sin papel

El papel puede acumularse rápidamente en una oficina en casa. Hay muchas maneras de disminuir las pilas de papel. Vea más imágenes de decoración de oficinas en el hogar.

Comience a trabajar en una oficina en el hogar y, antes de que se dé cuenta, se acumularán montones de papel en cada esquina, a menos que se comprometa a tener una oficina sin papel desde el principio. Desafortunadamente para la mayoría de nosotros, una oficina en casa sin papel es más una idea que una realidad.

Una vez que una pila desequilibrada de papeles se cae o las notas de los clientes tardan demasiado en encontrar durante una reunión telefónica, el concepto de dejar de usar papel se convierte en algo más que un pensamiento pasajero. Enfrentarlo. El papel se ha infiltrado en su oficina, se ha convertido en un hogar y planea quedarse, hasta que desarrolle los sistemas sin papel para eliminarlo.

Eso significa que deberá tomar el control, investigar sistemas electrónicos como la gestión de datos, la gestión de documentos y el software sin papel y, en general, descubrir cómo funcionan las oficinas en el hogar sin papel y cómo puede hacer que una funcione para usted. Dé un paso a la vez, y ese proceso es más fácil de lo que piensa. Este artículo le mostrará los pasos para comenzar, la tecnología que puede ayudarlo e ideas para administrar documentos sin papel.

Nunca tendrás una oficina completamente libre de papel, porque algunos papeles, como escrituras, documentos notariados o recibos, deben guardarse por motivos legales, financieros o fiscales. Pero puedes borrar casi todo lo demás. Más allá de liberar espacio y despejar el desorden, encontrará muchos otros beneficios para hacer que su oficina sea menos papelera:

• Más eficiente -- Guarde esos 10 minutos que pasó hurgando en el papel mientras hablaba por teléfono haciendo clic en un archivo de computadora.
• Más económico -- Ahorre dinero en archivos, archivadores, tinta de impresora y papel.
• Información más accesible -- No se preocupe por llevar 10 libras de informes y notas en un viaje fuera de la ciudad o al otro lado de la ciudad para asistir a una reunión con un cliente. Puede obtener la información que necesita de su computadora y compartir materiales con colaboradores o clientes a través de correo electrónico o fax electrónico.
• Información más segura -- Mantenga el material confidencial bajo llave en archivos electrónicos a los que solo usted pueda acceder. Tampoco tendrá que preocuparse de que el papel se dañe.
• Más respetuoso con el medio ambiente -- Ayudar a reducir la cantidad de papel generado cada año. La American Forest and Paper Association estima que una empresa típica genera 1,7 libras de material por persona al día, la mayor parte papel reciclable de alta calidad.

Si está listo, veamos cómo puede comenzar el camino hacia la tecnología sin papel. Vaya a la página siguiente para averiguarlo.

Contenido

1. Dejar de usar papel
2. Tecnología sin papel
3. Gestión de documentos sin papel

Dejar de usar papel

Si se está mudando a una oficina en casa sin papel, los expertos recomiendan realizar el proceso paso a paso. Si intenta hacer demasiados cambios a la vez, es probable que se sienta abrumado y se detenga en dejar de usar papel. Reconozca que es un proceso continuo que requerirá soluciones sin papel y un sistema de gestión de documentos. Pero no sucederá todo a la vez. Considere estas preguntas cuando planee dejar de usar papel:

1. ¿Qué papel puedes reciclar porque ya no lo necesitas? Las revistas viejas, los materiales de marketing desactualizados, las notas extensas de los proyectos terminados, los archivos de clientes anteriores y las muestras de trabajo de hace 15 años probablemente puedan dejar su oficina en casa para siempre. Una vez que se hayan ido, revise el papel que queda para asegurarse de que todavía lo necesita. De lo contrario, envíelo a la papelera de reciclaje o trituradora. Saque también el papel temporal, como las notas que tomó mientras hablaba por teléfono, lo más rápido posible. Fotógrafo:Dusko Miljanic | Agencia:Dreamstime Para eliminar la acumulación de papel, suscríbase a la banca en línea.
2. ¿Qué papel puede cambiar a sin papel con solo hacer clic en un botón a través de Internet? Puede eliminar cheques, facturas de servicios públicos y de crédito, y extractos bancarios y de inversión utilizando su computadora para obtener extractos y pagar facturas electrónicamente. Mueva tantas de estas funciones como pueda a la electrónica. Sin embargo, tenga cuidado de seguir supervisando las cuentas con la misma frecuencia que lo hacía en papel para evitar sorpresas.
3. ¿Qué papel puede manejar electrónicamente? Prepare y archive facturas en su computadora y envíelas por correo electrónico o fax electrónico. Use software de contabilidad o finanzas personales para manejar las finanzas de su negocio electrónicamente. Haga arreglos de reuniones y confirmaciones en línea. Y piense cuánto necesita los materiales en papel antes de imprimirlos.
4. ¿Cómo puede convertir el papel entrante a digital? Escanee y almacene tarjetas de presentación, información de clientes, diagramas y propuestas como archivos electrónicos, como PDF. Si su cliente está de acuerdo, firme los contratos en papel, escanéelos y envíelos por fax electrónico. Deberá decidir qué hacer con los registros en papel que ya existen. ¿Hasta cuándo desea retroceder al escanear estos documentos?
5. ¿Cómo manejará la gestión de datos? Puedes eliminar el papel, pero no puedes eliminar la información. Sin papel, aún necesitará almacenar y encontrar archivos, enviar información, mantener la confidencialidad de cierta información y asegurarse de tener más de una copia de los archivos importantes. Para lograr esto, necesitará un sistema de archivo electrónico seguro, un procedimiento de archivo fácil, un proceso de respaldo regular y el software y hardware para hacer que todo esto suceda.

A continuación, echemos un vistazo a la tecnología que puede hacer que su oficina en casa sea menos papelera.

Tecnología sin papel

Realice copias de seguridad de registros electrónicos mediante el uso de CD.

Muchas empresas ofrecen tecnología sin papel que puede ayudarlo a domar el monstruo de papel para su próxima oficina en casa sin papel. Si bien muchos sistemas de administración de datos, administración de documentos y otros sistemas sin papel están orientados a empresas más grandes con presupuestos más grandes, puede encontrar sistemas sin papel para su oficina en el hogar que funcionan a menor escala. Veremos más sobre la administración de documentos en la página siguiente, pero consideremos otra tecnología aquí.

• Conceptos básicos -- Sin duda, ya tiene una computadora con conexión a Internet, que necesitará para la banca electrónica, el correo electrónico y otras funciones. Probablemente también tenga una impresora, que puede usar para crear documentos PDF para almacenar en su disco duro y, ocasionalmente, para imprimir en papel. Podrá ahorrar en papel con una impresora que imprime en ambos lados de una hoja.
• Escáner -- Con un escáner, puede crear imágenes digitales a partir de documentos en papel, guardarlas como archivos PDF y luego almacenarlas electrónicamente en su computadora o compartirlas con otras personas por correo electrónico o en un disco. Si aún no tiene un escáner, es posible que desee comprar uno para ayudar a reducir el papel.
• Teléfono inteligente -- Un teléfono inteligente como un BlackBerry o un iPhone combina las capacidades de un teléfono celular y un asistente digital personal (PDA). Puede usarlo para tomar y almacenar notas, leer y enviar correos electrónicos y mucho más. Podrás eliminar pedazos de papel, utilizar una libreta de direcciones electrónica y mantenerte en contacto estés donde estés.
• Copia de seguridad de datos -- Con información importante ahora almacenada en su computadora, no puede darse el lujo de perder datos si su computadora falla. A menos que tenga mucho que almacenar, un CD o una unidad flash USB puede ser suficiente para hacer una copia de seguridad de los datos de su computadora con regularidad. Un CDR (grabable una vez) contiene alrededor de 700 megabytes de datos, mientras que algunas unidades flash pueden almacenar hasta 2 gigabytes. Querrá establecer un programa de copia de seguridad regular, posiblemente una vez a la semana, para que no se olvide de hacerlo.
• Soluciones de seguridad -- No pase por alto la necesidad de proteger su información de los ladrones cibernéticos con software de protección contra virus y posiblemente un firewall, un programa o dispositivo de hardware que filtre la información que llega a través de la conexión a Internet a su red privada.
• Envío de fax electrónico -- El envío de faxes electrónicos elimina el papel del proceso de envío de faxes y elimina la necesidad de una máquina de fax convencional. Si se registra en una empresa que brinda este servicio, puede enviar y recibir faxes directamente desde su computadora a través del correo electrónico o la Web. Los faxes entrantes de máquinas convencionales se convierten en imágenes digitales y se envían al buzón de correo electrónico del destinatario.
• Otras opciones -- La tecnología siempre avanza para facilitar la oficina en casa sin papel. Una de esas opciones a considerar es tecnología como NeatShoeBox, que escanea documentos como recibos y tarjetas de presentación, extrae información clave de ellos y luego exporta los datos a aplicaciones como Quicken y Microsoft Excel y Outlook.

Veamos a continuación la gestión de documentos sin papel y el manejo del papel que no puede eliminar de su oficina en casa.

Gestión de documentos sin papel

Crear una oficina en casa con menos papel es más fácil de lo que parece.

Un sistema de gestión de documentos es una parte importante de una oficina en casa sin papel. Al igual que los documentos en papel, los digitales o electrónicos deben almacenarse para poder recuperarlos y utilizarlos según sea necesario. Para tener una oficina sin papeles efectiva, necesita un sistema para administrar estos documentos necesarios.

Sin embargo, ninguna oficina puede estar completamente sin papel. Algunos documentos deben permanecer en papel, lo que significa que su oficina en casa solo puede funcionar sin papel. Y muchos de nosotros simplemente nos sentimos más cómodos usando papel para hacer parte de nuestro trabajo. Por lo tanto, cualquier sistema de administración de documentos que cree debe administrar la combinación de documentos electrónicos y en papel para una oficina "sin papel".

Diseñados para grandes empresas, los sistemas de gestión de documentos convierten el papel en imágenes digitales como archivos PDF que pueden almacenarse electrónicamente y, con algún software, buscarse o editarse. Estos sistemas también pueden mejorar la presentación electrónica, la recuperación y el acceso seguro a la información, y pueden ser muy costosos.

Sin embargo, en su forma más simple, un sistema de gestión de documentos consta de un escáner y un software que convierte documentos en papel en archivos PDF electrónicos. Y puede obtener un software menos costoso para hacer que los archivos PDF se puedan buscar y editar. Aquí hay varias opciones:

• PDF Transformer Pro de ABBYY (solo para PC; menos de $100) le permitirá crear archivos PDF y convertir las imágenes en archivos con capacidad de búsqueda.
• Acrobat Professional 8.0 de Adobe (para PC o Mac; alrededor de $400) crea archivos PDF, reconoce texto automáticamente con reconocimiento óptico de caracteres (OCR) y puede guardar los archivos PDF editables en programas como Microsoft Word.
• NeatShoeBox (solo para PC; alrededor de $200) escanea documentos como recibos y tarjetas de presentación, extrae información clave y luego exporta los datos a aplicaciones como Quicken y Microsoft Excel y Outlook.

Deberá desarrollar su propio sistema para administrar archivos electrónicos. Aquí hay algunas sugerencias:

1. Cree un sistema de archivo en línea como lo haría con el papel en un archivador. Use nombres de archivos y documentos que sean fáciles de encontrar y recordar.
2. Utilice la opción "imprimir en archivo" para guardar documentos electrónicos externos, como correos electrónicos o estados de cuenta en línea, en sus archivos electrónicos correctos.
3. Realice una copia de seguridad de sus archivos con regularidad, probablemente al menos semanalmente, en un CD o unidad flash USB.
4. Haga una lista maestra de carpetas de archivos que pueda consultar.
5. Termine el año revisando sus archivos. Deseche los que ya no necesite, mueva los archivos que se van a almacenar (como las facturas del año) a un CD y configure nuevos archivos para el nuevo año.

Tenga en cuenta que también tendrá que mantener archivos en papel y eliminarlos al final de cada año, aunque estos archivos deberían ser mucho más pequeños que antes. Estos documentos incluyen documentos notariados y materiales que necesita para preparar sus impuestos.

Si bien puede sentirse tentado a escanear sus recibos y tirar los originales en papel, no lo haga, dice Barry Steiner, un CPA de Chicago y ex agente del IRS. Es posible que los necesite como prueba para una auditoría fiscal. Steiner recomienda conservar todas las cuentas, facturas, recibos y cheques cancelados relacionados con gastos deducibles durante tres años después de presentar los formularios de impuestos. En ese momento, dice, tritúrelos para evitar el robo de identidad [fuente:entrevista por correo electrónico con Barry Steiner].

Como Abigail Sellen y Richard Harper, los autores de El mito de la oficina sin papeles señalar, ninguna oficina puede estar completamente sin papel. "En lugar de perseguir el ideal de la oficina sin papel, [las personas] deberían trabajar hacia un futuro en el que las herramientas de documentos electrónicos y en papel funcionen juntas", escriben en el libro [fuente: El mito de la oficina sin papel por Abigail Sellen y Richard Harper, MIT Press, 2001, página 21].

Para obtener más información sobre oficinas sin papel y temas relacionados, consulte los enlaces en la página siguiente.

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