Bueno, esta es sin duda una forma de tener la oficina en casa bajo control. Vea más imágenes de decoración de oficinas en el hogar. Tu dormitorio es donde duermes y tu cocina es donde comes, pero tu oficina en casa puede ser el centro neurálgico de toda tu casa. Si posee un negocio en el hogar, aquí es donde guarda sus archivos, se comunica con su gerente o clientes y realiza un seguimiento de su contabilidad. Incluso si no tiene un trabajo de 9 a 5 desde la oficina de su hogar, es donde administra los documentos financieros, médicos y educativos más importantes de su hogar.
No importa el uso oficial de su oficina, no puede hacer mucho allí si está desordenado. A menos que esté limpiando su escritorio, despejando el piso y revisando su sistema de archivo con cierta regularidad, podría encontrarse perdido en una maraña de cables y enterrado en montones de papeles.
Este fin de semana, pase unas horas limpiando, organizando y controlando su oficina en casa. Estos 10 sencillos consejos le mostrarán cómo empezar y le guiarán a lo largo de todo el proceso. Para el lunes, es posible que incluso puedas volver a ver la parte superior de tu escritorio.
Contenido- Implemente un sistema organizativo
- Limpia tu escritorio
- Diseñe el interior de su archivador
- Tíralo
- Desorden de cables en la acera
- Tenga a mano los accesorios importantes
- Retire el equipo de oficina de su escritorio
- Reubicar artículos personales
- Controle su calendario y listas de tareas pendientes
- Organice su PC
10:Implemente un sistema organizativo
Antes de limpiar una sola cosa de su escritorio o piso, recuerde que necesita un lugar para colocar todas esas cosas, y algún sistema racional para organizarlo todo. Lo más probable es que si necesita organizar su oficina en casa en primer lugar, esté trabajando en un estado de desorden parcial o total en este momento.
Puede usar una variedad de herramientas para organizar su oficina, que incluyen:
- Una bandeja de entrada que puede usar para incluir tareas, facturas, cartas y otros proyectos en su lista de tareas pendientes. Recuerde que este no es un contenedor de almacenamiento permanente:si un papel ha estado en su bandeja de entrada durante más de un par de días, debe archivarlo o desecharlo. Mientras está en eso, es posible que desee agregar una bandeja de salida para manejar el papeleo que está terminado pero que aún debe archivarse.
- Un archivador para guardar proyectos actuales
- Un cesto de basura, un contenedor de reciclaje y una trituradora
- Un archivador
A continuación, establezca un flujo de trabajo. Cuando llega un proyecto, puede comenzar poniéndolo en su bandeja de entrada. En uno o dos días, puede pasar a su estante de archivos de proyectos abiertos. Una vez terminado el proyecto, va al archivador. Después de un par de años (dependiendo de su negocio y cuánto tiempo debe conservar la documentación), debería trasladarse a su lugar de descanso final:la papelera de reciclaje.
9:Limpia tu escritorio
¿Tu escritorio se ve así? ¡Hora de organizarse! El propósito de limpiar su oficina es ayudarlo a organizarse. El mejor lugar para comenzar es la parte de su oficina donde pasa la mayor parte del tiempo:su escritorio.
¿Está su escritorio enterrado bajo montones de papeles, montañas de Post-Its con los colores del arcoíris y montones de material de oficina? Comience con una pizarra limpia. Saca todo de tu escritorio excepto tu computadora, impresora y teléfono.
Esta podría ser la primera vez que miras tu escritorio en mucho tiempo. Si lo que está viendo es polvo acumulado durante varios años, puede aprovechar esta oportunidad para limpiar su escritorio y aspirar debajo de él.
Luego, revise todos los artículos que estaban en su escritorio. Considera la frecuencia con la que lo usas. ¿Una vez al día? ¿Una vez por semana? ¿Una vez al mes? ¿Nunca? Si no usa el artículo al menos una vez a la semana, déjelo a un lado. Una vez que haya organizado el resto de su oficina (lea más abajo en esta lista), podrá encontrar nuevos hogares para todos los suministros y otros artículos que haya reubicado.
8:Diseño interior de su archivador
Invertir en un archivador es una excelente manera de liberar espacio en la oficina de su hogar. Comprar un gabinete ignífugo que también se cierre ayuda a garantizar que sus documentos importantes no sean robados o destruidos. Un contenedor ignífugo cerrado con llave es esencial para documentos realmente importantes, como actas de nacimiento, actas de matrimonio, pasaportes y títulos de automóviles. También puede guardarlos en la caja de seguridad de su banco.
Para maximizar el espacio de almacenamiento, compre un archivador de cuatro cajones. Asegúrate de que el archivador elegido sea resistente:no querrás que se rompa o se caiga sobre tu pie.
Una vez que tenga su gabinete, comience a llenarlo. Si solo arrojas todo tu papeleo allí, es mejor que no hayas comprado el archivador en primer lugar. Use carpetas colgantes para las categorías principales (como registros de clientes, financieros y médicos). Dentro de esas carpetas, subdivida sus documentos en carpetas individuales.
Crea un sistema para organizar tus archivos. Puede ser alfabético, numérico, codificado por colores, lo que sea que funcione para usted. Etiquete cada archivo y colóquelo en su lugar adecuado en el archivador para que no tenga que ir a buscarlo cuando realmente lo necesite.
7. Tíralo
Para el lunes, la papelera de su oficina debería verse así. Una de las razones por las que las oficinas en casa están tan abarrotadas es que sus propietarios se niegan obstinadamente o no se toman el tiempo para tirar las cosas. Tómese unos minutos para purgar su oficina de todo lo que ya no usa.
Aquí hay algunas cosas que debes tirar:
- Bolígrafos que ya no funcionan
- Sujetadores de papel que están deformados
- Revistas y periódicos antiguos
- Equipo de oficina sin usar o roto, incluidos teléfonos, computadoras e impresoras/escáneres viejos (puede reciclar muchos de estos productos)
- Documentos obsoletos
¿No está seguro de cuándo está bien tirar ciertos documentos? Aquí hay una guía sobre cuánto tiempo necesita guardar documentos importantes:
- Declaraciones de impuestos y documentos de respaldo (cheques cancelados y recibos):siete años (Conserve las declaraciones de impuestos para siempre si tiene espacio)
- Resguardos de pago:un año, hasta que obtenga su W-2
- Declaraciones de inversión:un año, hasta que lleguen las declaraciones de fin de año
- Extractos bancarios:un año
- Facturas médicas:un año
- Resúmenes de tarjetas de crédito:un mes, después de verificar su exactitud
- Periódicos, revistas, impresos de Internet:tan pronto como los haya leído o haya terminado de usarlos
6:Desorden de cables en la acera
¿Se tropieza con una masa serpenteante de alambres y cables cada vez que pone un pie en su oficina? Tener demasiados cables debajo de los pies no solo es un peligro de tropiezo, sino que también puede representar un peligro de incendio y hacer que su oficina esté más abarrotada de lo que ya está.
Para reducir la cantidad de cables en su camino, guarde o deshágase de cualquier equipo electrónico que use con poca frecuencia o que ya no use. Utilice tantos dispositivos inalámbricos como pueda (ratón, teclado e impresora) para reducir también el desorden de cables. Otra opción es un concentrador USB, que le permite conectar varios dispositivos a su computadora con un solo cable USB.
Conecte los cables restantes a una barra de alimentación protegida contra sobrevoltaje para evitar que sus computadoras y otros equipos se fríen durante una tormenta eléctrica u otro sobrevoltaje.
Ate los cables restantes con bridas, abrazaderas, clips o envolturas de velcro (disponibles en su tienda local de suministros de oficina) para que permanezcan en un lugar, fuera de su camino. Dirija los cables a través del orificio en su escritorio y asegúrese de que estén todos detrás de su escritorio, contra una pared y lejos de las áreas abiertas de su piso donde alguien podría tropezar con ellos.
5:Tenga a mano los accesorios importantes
Una librería o estantería de oficina realmente puede ayudar a organizar su espacio. Pierde un tiempo valioso cada vez que tiene que hurgar en su escritorio o levantarse y caminar hacia su archivador para buscar los suministros que usa regularmente. Incluso si su escritorio está relativamente limpio para empezar, no permanecerá así por mucho tiempo. Cada vez que saque un suministro que necesita y luego lo deje en su escritorio, se sumará al desorden.
Mantenga siempre cerca sus herramientas más importantes. Coloque un estante detrás o al lado de su escritorio para guardar su diccionario, calendario y cualquier otro libro que use con frecuencia. Coloque un archivador en su escritorio para guardar archivos para proyectos actuales.
Coloque en el cajón superior de su escritorio un carrito, una bandeja u otro organizador o recipientes pequeños en los que guardar sus bolígrafos, lápices, bandas elásticas, sujetapapeles, notas adhesivas, Wite-Out y cinta adhesiva. Antes de colocar esos suministros en el cajón, deseche los bolígrafos que estén rotos o sin tinta, los sujetapapeles que estén deformados y cualquier otro suministro que esté vacío o que sepa que no usará.
4:Retire el equipo de oficina de su escritorio
Con su escritorio lleno de computadoras, impresoras, monitores, teléfonos, módems y almacenamiento de computadora, ¿dónde va a trabajar realmente? Estos son algunos consejos para eliminar parte de la tecnología de su espacio de trabajo:
- Coloca la torre de tu computadora en el piso. No necesita acceder a él en su escritorio. Solo está ocupando un espacio valioso allí.
- Deshazte del gigantesco monitor. Si su monitor ha existido durante casi tanto tiempo como usted y tiene la mitad del tamaño de su escritorio, recíclelo y compre un monitor de pantalla plana liviano y económico.
- Haz una copia de seguridad de todo en línea. Por tan solo $30 al año, puede suscribirse a un servicio de almacenamiento en línea que le permite hacer una copia de seguridad de sus archivos en línea. Esta copia de seguridad en línea no solo lo protegerá en caso de que su disco duro falle o su computadora se dañe o sea robada, sino que también le permitirá quitar el dispositivo de almacenamiento adicional de su escritorio.
- Compre un todo-en-uno. En lugar de tener tres equipos en su escritorio (una impresora, una máquina de fax y un escáner), compre un equipo que realice los tres trabajos. Luego, tome ese artículo y colóquelo en un soporte de impresora para liberar espacio en su escritorio.
- Mueve la luz. En lugar de usar una lámpara de escritorio, coloca una luz independiente junto a tu escritorio y apúntala hacia tu espacio de trabajo.
3:Reubicar artículos personales
Esa foto de bebé es adorable, pero si ocupa espacio valioso en el escritorio, muévela. No puedes evitar adorar esa linda foto de tu esposo e hijo en su último viaje de pesca, pero ¿realmente necesita estar en medio de tu escritorio?
Saca de tu escritorio todo lo que no esté directamente relacionado con tu trabajo. Eso incluye fotos, revistas, tarjetas de felicitación, premios, plantas, tazas de café y recuerdos. Todavía puedes tener algunos de estos artículos en tu oficina, solo que en un lugar más remoto.
Tenga una foto favorita de su familia enmarcada para que pueda colgarla en la pared sobre su escritorio. Entonces aún puede mirarlo todos los días sin que ocupe espacio adicional. Coloque sus plantas en el alféizar de una ventana o encima de un archivador, o cuélguelas de ganchos en el techo. Construye un estante para tus premios y recuerdos.
Finalmente, elija uno o dos artículos personales muy importantes (y pequeños) para tenerlos en su escritorio.
2:controle su calendario y listas de tareas pendientes
¿Cómo realiza un seguimiento de sus asignaciones, reuniones y otras obligaciones? ¿Tiene un cronómetro diario de papel anticuado que está repleto de notas? ¿Pasó a un calendario digital pero sigue confiando en las notas adhesivas para recordarle las fechas y los plazos importantes?
Decida un sistema que sepa que puede seguir. Puede dejar de usar papel y poner todos sus recordatorios importantes en su BlackBerry, iPhone u otro dispositivo personal. Eso incluye sus fechas límite, reuniones, lista de tareas pendientes y citas. Deseche todas sus viejas listas de tareas pendientes en papel. Conecta el calendario de tu computadora a tu teléfono para que siempre sepas a dónde debes ir.
También puede seguir con un sistema más clásico, como un tablero de notas. Utilice una pizarra magnética, para escribir o estilo calendario para registrar todos los eventos importantes del mes. Cuélguelo sobre su escritorio y manténgalo actualizado.
1:Organiza tu PC
Si necesita organizar su oficina en casa rápidamente, comience aquí. Su escritorio y archivadores no son las únicas partes de su oficina que necesitan ordenarse. Su computadora también puede beneficiarse de una buena limpieza de primavera. Si sigue amontonando programas y documentos en su disco duro, eventualmente se saturará tanto que nunca encontrará lo que necesita o se quedará sin espacio.
Estos son algunos consejos para organizar su computadora:
- Cree un sistema de archivo. Configure las carpetas de una manera que tenga sentido para usted. Puede tener una carpeta principal para sus clientes (y dentro de ella, un archivo por cliente), una carpeta para documentos fiscales y una carpeta para fotografías personales.
- Deseche los archivos antiguos. Al igual que tira los papeles viejos, deshágase de los archivos que ya no usa. Pase el mouse sobre el archivo para ver cuándo se modificó por última vez. Si no lo ha revisado o utilizado en los últimos seis meses, elimínelo. Los únicos archivos que realmente necesita guardar son fotos personales, archivos de proyectos para clientes actuales, información fiscal y documentos legales.
- Copia de seguridad de archivos. Para no perder nada de lo que necesita, haga una copia de seguridad de todos sus archivos importantes en una unidad externa o a través de un servicio de almacenamiento en línea.
- Organiza tu correo electrónico. Su bandeja de entrada de correo electrónico puede estar tan abarrotada como su escritorio si no tiene un sistema instalado. Crea carpetas para almacenar mensajes por tema, remitente o fecha. Revisa tus mensajes antiguos y elimina todo lo que ya no necesites.
Para obtener más información sobre la organización del hogar, consulte los enlaces en la página siguiente.
Más enlaces excelentes
- Red de bricolaje
- Oficina en casa semanal
- Asociación Nacional de Organizadores Profesionales