Organizar el papeleo financiero de manera eficiente y eficaz no tiene por qué ser una tarea temida. Con el sistema de archivo correcto y una forma adecuada de mantener los registros organizados, ningún hogar o empresa debe temer ningún asunto financiero olvidado.
Pasos para organizar el papeleo financiero
Ya sea que esté en su casa o en la oficina, hay varios pasos claros necesarios para organizar su documentación financiera.
- Determinar el propósito de la organización: Las empresas, los trabajadores por cuenta propia y los hogares familiares necesitan realizar un seguimiento de los gastos y otros documentos financieros de manera diferente. Un sistema organizativo para una pequeña empresa será significativamente diferente al de un plan de ahorro para la universidad.
- Cree un sistema de archivo: El mejor sistema de archivo es uno que funcione para usted, uno que pueda entender y usar de manera efectiva. Para algunas personas, lo mejor es un sistema que archive todo el papeleo en carpetas mensuales, mientras que otras personas pueden preferir sistemas clasificados por tipo de registro, como facturas de servicios públicos, papeleo de ingresos, etc. Otro sistema popular es organizar por documentos que requieren atención inmediata. , documentos de almacenamiento a corto plazo y trámites financieros a largo plazo. Muchos sistemas de organización se pueden mejorar mediante códigos de colores.
- Ordenar los materiales y archivarlos adecuadamente: Este es el momento perfecto para eliminar archivos de documentos innecesarios, como pólizas de seguro vencidas, recibos innecesarios o papeleo obsoleto. Para algunas personas, usar un resaltador u otra forma de anotar los documentos más importantes es una técnica valiosa para organizar el papeleo financiero.
- Manténgase al día con la presentación: Es fácil dejar que los documentos se acumulen con el tiempo, pero si los presenta de inmediato, es menos probable que se sienta abrumado por archivos desordenados. Esto es especialmente importante para las empresas u otros sistemas de archivo complejos, así como para cualquiera que tenga miedo de las tareas de archivo.
- Purgue los archivos periódicamente: Con el tiempo, la mayoría de los documentos financieros quedarán obsoletos y ya no será necesario conservarlos. Triture cualquier documento que contenga información personal, como números de póliza, información de contacto, números de tarjetas de crédito u otros detalles que puedan presentar riesgos de seguridad.
Consejos de organización financiera para empresas y hogares
Consejos para empresas
Incluso una pequeña empresa puede tener que archivar registros financieros complejos, según el tipo de empresa y los servicios que brinde. Para mantener las finanzas comerciales en orden:
- Realice un seguimiento de todos los aspectos del negocio, incluidas las ventas, las compras, la nómina, los clientes, los pagos de impuestos, los gastos de atención médica de los empleados y los suministros de oficina.
- Establezca cuentas de gastos e ingresos comerciales que no se mezclen con las finanzas personales.
- Tenga mucho cuidado al presentar información para impuestos municipales, estatales y federales.
- Considere contratar una firma de contabilidad financiera o un contador privado para empresas grandes o complejas.
Consejos para las finanzas del hogar
Cada familia puede beneficiarse de una buena organización financiera y presupuesto. Para mantener las finanzas familiares organizadas:
- Cree un presupuesto familiar que registre todos los ingresos y gastos, incluidas las facturas de servicios públicos, comestibles, atención médica, entretenimiento, viajes, hipotecas y más.
- Mantenga un archivo de estados de ahorro para todas las cuentas bancarias, planes de jubilación y otras opciones de ahorro.
- Guarde los archivos financieros en un lugar de fácil acceso para evitar posponer las cosas cuando sea necesario presentarlos.
- Guarde los resúmenes de las tarjetas de crédito, los documentos de la hipoteca, los números PIN, los talones de cheques y otros documentos potencialmente confidenciales en un lugar seguro.
- Notifique a todos los acreedores (compañías de préstamos, tarjetas de crédito, etc.) inmediatamente de cualquier cambio de número de teléfono o dirección para evitar la pérdida de estados de cuenta y otros problemas.
Beneficios de la Organización Electrónica
Para algunas personas, la organización electrónica es lo mejor. El papeleo financiero es fácil de organizar electrónicamente, ya sea a través de una hoja de cálculo detallada o un programa financiero o simplemente organizando cuentas en línea. Los beneficios de organizar documentos financieros electrónicamente incluyen:
- Matemáticas :Muchos programas realizarán automáticamente cálculos sobre los datos ingresados, minimizando el riesgo de un error matemático que podría generar problemas financieros.
- Velocidad :Los estados de cuenta bancarios en línea y los pagos electrónicos se pueden realizar más rápidamente que el papeleo impreso tradicional.
- Espacio :Al organizar documentos en una computadora en lugar de archivos físicos, puede ahorrar mucho espacio en una oficina pequeña o en un archivador abarrotado.
- Seguridad :La mayoría de los programas electrónicos tienen protecciones para evitar la eliminación accidental y es menos probable que los archivos electrónicos se conviertan en basura inadvertida. Para mayor seguridad, siempre haga una copia de seguridad de los archivos después de realizar cambios y mantenga seguras las contraseñas en línea.
¿Por qué organizarse?
Es fundamental que los registros financieros se organicen de manera efectiva, ya sean registros de gastos y nóminas comerciales, extractos de tarjetas de crédito personales y documentos hipotecarios, o contratos de préstamos estudiantiles y recibos de compras. Estar organizado financieramente puede ayudar tanto a las personas como a las empresas con:
- Impuestos: Los registros organizados facilitan la búsqueda de recibos deducibles de impuestos, historiales de pago de impuestos trimestrales y otra documentación necesaria para una presentación sin complicaciones.
- Presupuesto: Al saber dónde están todos los registros financieros y cómo se gasta el dinero, es fácil crear un presupuesto práctico.
- Planificación patrimonial: Ya sea que planifique un fideicomiso para herederos o establezca cuentas de jubilación, los registros financieros organizados son de gran ayuda.
Ahorre tiempo, organícese
Organizar el papeleo financiero, ya sea creando un sistema de archivo que funcione para usted o eligiendo presentar el papeleo electrónicamente, puede ayudar a que los impuestos, la elaboración de presupuestos y otros proyectos financieros sean menos estresantes y más convenientes para completar sin problemas.