Organizarse puede hacer que su hogar u oficina de trabajo en el lugar sea un entorno positivo para realizar sus tareas y hacer el trabajo. Love To Know Cleaning se sentó con Jamie Novak, autor de The Get Organized Answerbook sobre soluciones prácticas para organizar su oficina en casa.
Su oficina:consejos gratuitos para organizarse
El desorden y los rastros de papel son dos de los principales problemas que enfrenta la organización de la oficina en el hogar. Jamie Novak ofrece algunos consejos prácticos para organizarse y despejar el desorden antes de que comience.
Me encanta saber (LTK): A pesar de vivir en un mundo electrónico, el papel puede ser abrumador, entonces, ¿cómo puede abordar las necesidades de organización del papel para su oficina en casa?
Jamie Novak (JN): Para evitar que se acumulen montones de papel, asegúrese de tener un bote de basura y una papelera de reciclaje lo suficientemente grandes al alcance de la mano. También tenga la trituradora lista para enchufarla cuando la necesite para que no se acumule una pila "para triturar".
Para el papel que debe conservar:fuera de la vista, fuera de la mente puede ser su lema para los archivadores; sin embargo, solo funcionan para el almacenamiento de archivos a largo plazo, como archivos de clientes antiguos o declaraciones de impuestos. Un archivador de escritorio le permite tener todos los papeles que necesita regularmente al alcance de la mano, además puede verlos para que no se olvide de las tareas. ¡Es el compromiso perfecto!
LTK :Trabajar desde casa significa que los miembros de la familia a menudo dejan cosas en su espacio de trabajo. ¿Cómo puede configurar su oficina en casa para evitar el desorden, pero aún así satisfacer las necesidades de la familia?
JN: Coloque una "caja de entrada" fuera de su escritorio o cerca de la puerta de la oficina. Los miembros de la familia pueden dejarle elementos que requieren su atención sin interrumpirlo ni abarrotar su espacio de trabajo. Para las otras cosas que simplemente se dejan atrás, como juguetes, anteojos de sol, cables de cargador de teléfono y todos esos otros artículos diversos, cree un objeto perdido y encontrado. Puede ser una sola cesta, cajón o contenedor donde tirar todos esos restos hasta que el dueño venga a buscarlos.
Gestión del tiempo y el espacio
LTK: Organizar la computadora personal de uno es un área en la que muchos trabajadores domésticos o de oficina no piensan. ¿Qué sugerencias puede ofrecer para organizar la computadora para que el tiempo de trabajo sea más eficiente?
JN: A menudo guardamos cosas en nuestro escritorio para poder encontrarlas fácilmente, pero eso es como dejar papeles fuera para que no los olvidemos:no es el mejor sistema. Las carpetas son la mejor manera de hacerlo. Piense en la carpeta como la carpeta de archivos colgantes en un archivador; dentro de los nombres de archivo están los documentos correspondientes. Asigne a la carpeta un nombre amplio y luego etiquete cada archivo con un título significativo para que pueda encontrar lo que necesita. Además, no se olvide de la función de búsqueda de su computadora. Úselo regularmente para encontrar archivos "perdidos"; puede ahorrarle mucho tiempo.
LTK: La gestión del tiempo es un gran problema para los trabajadores a domicilio. ¿Cómo puede ayudar la organización con respecto a la gestión del tiempo y viceversa?
JN: Parece que nunca hay suficiente tiempo en el día, pero distraerse ciertamente no ayuda. Trabajar desde casa es conveniente, pero puede distraerse fácilmente. Por ejemplo, puede comenzar a planear desyerbar su archivador. Cuando se dirige a la cocina por una bolsa de basura, nota que la encimera puede usar un paño. Un poco de limpieza se convierte en mucha limpieza y, antes de que te des cuenta, te estás olvidando por completo del archivador.
LTK: ¿Es mejor hacer un gran barrido organizativo para empezar de nuevo u organizar la oficina en casa un elemento a la vez?
JN: Muy pocos de nosotros tenemos el tiempo o la energía para abordar todos los espacios que nos gustaría organizar en nuestra oficina al mismo tiempo. En lugar de tirar todo y tratar de ordenarlo antes de quedarse sin fuerza, intente trabajar en pequeños bloques de tiempo. Tómese quince minutos para trabajar en un solo cajón de archivo, un estante de un librero o un puñado de archivos de computadora. Una vez que termines tus 15 minutos de clasificación, haz que tu espacio recién organizado se sienta renovado como un rocío de Febreze Air Effects en un aroma energizante (me encanta su nuevo aroma del Carnaval brasileño) para ayudarte a volver al modo de trabajo. Tomarse este tiempo todos los días lo pondrá en orden y evitará distracciones.
Espacio de oficina
Las sugerencias gratuitas para organizar su espacio de oficina le brindan soluciones creativas para administrar su espacio de oficina en el hogar, en la oficina y mientras viaja.
LTK: El espacio en el hogar es escaso en estos días, ya sea que viva en una casa unifamiliar o en un apartamento, ¿cuánto espacio debe dedicarse a una oficina en el hogar?
JN: No soy un gran fanático de dedicar una habitación entera como una oficina que solo se usa a tiempo parcial. Si tienes el espacio extra, ¡genial! Pero si no, sé creativo para aprovechar el espacio que tienes para hacer un área de oficina en casa que funcione para ti. Algunos de nosotros podemos dedicar una habitación completa, pero no todos pueden y no siempre es necesario.
Una "oficina móvil" es una gran idea, así como un ahorro de espacio; simplemente haga rodar un carrito de archivos con cajones hasta la mesa de la cocina o del comedor. Trabaje en la mesa y, cuando haya terminado, lleve su carrito a un armario cercano. Hablando de armarios, puedes convertir casi cualquier armario en una oficina en casa. Deslice un escritorio dentro o instale un estante de madera como su escritorio, agregando un archivador. Pegue una pizarra blanca en la pared para las notas. Con las puertas del armario cerradas, nadie tiene idea de que tu oficina está adentro.
LTK: ¿Cuál es la mejor forma de diseñar una oficina?
JN: Cada vez que me llaman para ayudar a un cliente a diseñar su espacio de oficina, primero colocamos el escritorio. Algunas personas prefieren tener su escritorio en un rincón, mientras que otras prefieren mirar hacia la puerta. Luego hago que la persona se siente en el escritorio y le llevamos suministros (la papelera, el bote de reciclaje, la impresora, por ejemplo) que necesitará alcanzar sin tener que levantarse cuando esté trabajando. Luego construimos hacia afuera desde allí. Un archivador que se necesita una vez a la semana puede cruzar la habitación y el exceso de suministros de oficina, como cartuchos de impresora, puede guardarse en una caja claramente etiquetada en una estantería. Mantén lo que usas con más frecuencia cerca de ti para evitar pasos desperdiciados.
A menudo pasado por alto, pero igualmente importante para la colocación de los muebles, es el diseño de su entorno creativo. Una buena iluminación, obras de arte inspiradoras y un aroma agradable significan que será más productivo. Refresca el aire de tu oficina con Febreze Air Effects, que no solo refresca, sino que elimina los olores del aire. Febreze viene en varios aromas, incluidos Citrus &Light y Vanilla &Refresh. Rociar un ambientador en el espacio de su oficina puede hacer que se sienta seguro cuando tenga clientes sin la preocupación de los olores comunes del hogar, como las palomitas de maíz quemadas o el perro de la familia. Además, crear una experiencia aromática en el espacio de tu oficina separada del resto de tu hogar puede diferenciar el espacio, haciéndote más concentrado.
LTK: ¿Debe un espacio de oficina estar lejos del resto de la casa o en la casa? ¿Por qué o por qué no?
JN: El lugar que elija para configurar su oficina en casa depende de su desorden y estilo de trabajo. Algunos necesitan estar lejos del resto de la casa si van a hacer montones de papel que molestarán a otros en su hogar o si se distraen fácilmente. Estar lejos de tentaciones como la televisión, el teléfono de casa o las charlas con la familia desalienta el distraerse. Por otro lado, si mantiene el espacio presentable para los invitados y tiene la capacidad de concentrarse o realizar múltiples tareas con éxito, entonces puede establecer una tienda. más cerca de los miembros de la familia y los dispositivos.
A veces no tenemos otra opción, tenemos que usar el espacio que tenemos y hacer que funcione.
LTK: ¿Cómo puede la madre promedio que trabaja desde casa crear esta ilusión de seguridad en la oficina mientras equilibra las necesidades de la vida hogareña?
JN: Una excelente manera de mantener a su hijo cerca de usted, de manera segura, es establecer un área cerrada en su oficina (o lo más cerca que pueda) usando una valla de juego o una pantalla. Si su hijo puede jugar de forma independiente, usar un monitor para bebés funciona bien, ya que podrá escucharlo jugar o llamarlo.
También puede encontrar que necesita una mini oficina portátil, que sería un pequeño carrito con ruedas o un carrito con manija. Al colocar el proyecto en el que está trabajando actualmente en su caddy, puede llevarlo a cualquier lugar de la casa, incluso donde sea que estén sus hijos. Aproveche los momentos de tranquilidad, como la hora de la siesta o cuando sus hijos estén haciendo la tarea. Estas son excelentes oportunidades de trabajo, ya que sabrá que también están ocupadas.
Los mejores consejos para organizar
LTK: ¿Qué tres consejos principales de organización puede sugerir para ayudar a las personas que trabajan desde casa a desarrollar mejores hábitos de trabajo?
JN:
- Adopta la regla de los dos minutos:si puedes hacer una tarea en dos minutos o menos, ¡hazla ahora mismo! Tendrás menos cabos sueltos que atar.
- ¡Haz una lista! Cuando trabaja con una lista de tareas diarias corta (5-7 elementos), es mucho más probable que logre lo que se propuso hacer. No tener una lista de tareas pendientes es como tratar de conducir a campo traviesa sin un mapa.
- Sepa qué conservar y qué desechar:actualice su lista de tareas con regularidad para saber si debe conservar un documento y archivarlo, o si puede reciclarlo.
LTK: ¿Cuáles son los tres peores errores que cometen las personas al organizar su oficina en casa?
JN:
- Sobrecarga de cajones. Solo puede caber tanto en los cajones del escritorio mientras mantiene la organización. Deje de meter los tres dispensadores de cinta en el cajón, coloque uno en el cajón y guarde los demás en un contenedor de suministros de oficina. Cuando se te acabe, sabrás exactamente dónde están los extras.
- No terminar al final del día:guarde todo (los archivos del proyecto actual, los papeles por archivar, etc.) y triture los documentos confidenciales todos los días para evitar el desorden.
- Desperdiciar oportunidades de almacenamiento:¡piense en vertical! Hay mucho espacio en las paredes y en el interior de las puertas de los armarios para construir estantes y almacenar cosas.
Cómo aprovechar al máximo las sugerencias de organización
Todos tienen un estilo personal y un nivel de tolerancia al desorden. La clave para usar los consejos de organización de Jamie Novak es aplicar aquellos que mejor se adapten a sus necesidades personales para aprovechar al máximo su tiempo y su espacio.